Muitas empresas precisaram tomar medidas extremas em relação ao seu time interno. O prédio vazio, cada um em sua casa, trabalhando de um notebook, sem bater ponto, sem checagem constante do que está sendo feito. Embora para algumas organizações essa fosse uma prática já aplicada, para a maioria dos empreendedores e líderes a notícia veio como uma bomba: como faço para liderar e gerenciar minha equipe à distância sem perda de produtividade e mantendo o alinhamento ao Propósito da organização?
Neste artigo procuramos entender alguns dos pontos mais difíceis para essa mudança de escritório para home office e como as lideranças podem lidar com cada um deles.
1) Autonomia dos colaboradores
“O trabalho remoto coloca o colaborador numa condição com menor nível de interferência externa (…) Por isso, é necessário garantir que chefes, colegas e clientes possam contatá-lo e acompanhá-lo de alguma forma.”, diz Giovana Calenzani, gerente de recursos humanos do Embracon Consórcios, em Santana de Parnaíba (SP).
A autonomia dos colaboradores já é uma pauta defendida pelo Instituto Mudita há muito tempo. Colaboradores que conseguem tomar decisões, que conhecem os processos da empresa e não demandam controle constante, pois sabem realizar as suas tarefas, naturalmente exigem menos das lideranças, que podem desenvolver o olhar mais estratégico para o negócio ao invés de gastar mais tempo e energia em micro gerenciamentos e tarefas operacionais.
Agora percebemos mais do que nunca a importância de incentivar a autonomia entre os colaboradores da organização. Com a perda do controle sobre o dia a dia das equipes, lideranças precisam desenhar processos mais estruturados, capacitar os colaboradores para conseguirem resolver tarefas e problemas sem ajuda constante, e aprofundar a clareza sobre as funções de cada um da equipe.
É importante que os colaboradores e as lideranças mantenham contato constante, mas sem excessos. As tecnologias cada vez melhores para videoconferências e conversas online como Zoom, Google Meet, Whereby, Skype, podem ajudar bastante. Faça reuniões com frequência e rápidas com a equipe para definir metas e entregas da semana, mantenha um canal aberto para dúvidas, dê feedbacks sobre as entregas com mais regularidade e com mais profundidade para que o colaborador possa se desenvolver e aprimorar o seu trabalho.
Mas lembre-se que nem tudo precisa se tornar uma videoconferência. Para evitar conversas longas para assuntos triviais, utilize outros meios de comunicação ou outros métodos para transmitir a mensagem. Desde mensagens pelo whatsapp ou Telegram (com atenção ao horário de trabalho), mais rápidas e objetivas, até imagens, rascunhos, rabiscos, comentários em arquivos, etc. A maioria das ferramentas possui um tipo de função para deixar comentários ou editar de alguma maneira. Use-as com mais profundidade e abrace a comunicação digital.
2) Manter o profissionalismo com menos formalidade
Precisamos lembrar que, apesar de estarmos em casa, estamos em momento de trabalho. Porém, com a família ao redor e tarefas de casa em maior volume, torna-se quase impossível para qualquer pessoa focar 100% no trabalho, neste momento é comum que reuniões ou mesmo ligações sejam interrompidas por alguma situação pessoal.
Algumas regrinhas podem ajudar bastante, nem sempre elas precisam ser protocoladas em uma lista, mas estabelecidas através do exemplo das lideranças e dicas sutis. É possível manter o profissionalismo, mas ao mesmo tempo estarmos cientes de que a formalidade do escritório já não será mais possível. Reuniões poderão ser interrompidas por latidos de cães, gatos passando pelo computador, crianças chamando pelos pais, etc., e as lideranças precisam ser compreensivas com este tipo de situação, incentivando que sua equipe também seja com seus colegas ou até mais permissivos consigo mesmos.
3) Motivando e diminuindo o estresse do dia a dia
Esse é o momento das lideranças exercitarem como nunca a empatia. Todos nós estamos passando por um período único na história da humanidade, no qual perdemos o controle do nosso futuro, um momento de muitas incertezas e desafios e com uma grande dificuldade de gerar planejamento a curto e a longo prazo.
É normal que seus colaboradores estejam sentindo-se particularmente estressados, e você, como liderança, deve olhar para isso e procurar soluções.
Ser transparente ajuda a diminuir o sentimento de incertezas, medos e falta de controle, aproximando o colaborador ainda mais da organização. Informe o que está acontecendo com a empresa constantemente, seus altos e baixos, reafirme a posição da empresa de trabalhar para que todos mantenham seus empregos e o que está sendo feito para que o negócio cresça (ou pelo menos sobreviva) no contexto atual.
É valido também incentivar seus colaboradores a trazerem soluções e ideias inovadoras, desta forma eles se sentem parte integrante da empresa e isso gera mais tranquilidade e segurança para trabalhar.
Reorganize horários, seja mais flexível e menos controlador, baseando-se mais em metas e resultados do que necessariamente em tempo trabalhado.
Procure não se aprofundar em planejamentos extensos de longo prazo. Com o mundo mudando com tanta velocidade, é provável que este planejamento sofra diversas alterações, gerando incertezas ainda maiores em todos da equipe. Trabalhe com a equipe planos curtos (diários, semanais ou quinzenais), deixando espaço para incluir possíveis novidades ou desafios que surgirem. Assim os colaboradores conseguem ter maior percepção de controle e desenvolvimento.
4) Os extremos do home office
Quando falamos de home office, podemos encontrar dois extremos:
– O profissional que tem mais dificuldade de manter o foco, de definir horários de trabalho e rotinas, dando muita atenção à problemas pessoais e naturalmente gerando queda de produtividade e resultados.
Para liderar o colaborador que está neste contexto extremo é importante estabelecer prazos mais curtos, repassar com ele suas funções essenciais reforçando a importância de suas tarefas para o funcionamento da organização, manter-se mais atento com os prazos das suas tarefas e com as suas entregas gerando feedbacks constantes.
– O profissional workaholic, que agora passa a trabalhar 10-12 horas por dia. Isso é extremamente negativo para a equipe. Primeiro porque esse profissional tende a puxar para si tarefas que não lhe competem, deixando o restante da equipe com o sentimento de “ficar para trás”.
Segundo porque esse colaborador irá se sentir extremamente desgastado, com quedas constantes de energia, e apesar da alta carga horária de trabalho, sua produtividade e qualidade caem constantemente. O workaholic precisa de direcionamento para focar no que é relevante, acompanhamento do líder em relação ao psicológico do colaborador e o seu emocional e reforçar constantemente a importância de descansar para gerar melhores resultados em suas atividades.
Ambos os extremos são negativos. Como líder, você deve ter ações rápidas para lidar com a situação, encontrando formas de potencializar os resultados de cada colaborador dentro ou fora do escritório.
Empreendedores e lideranças, o que vocês mudaram para se adequar a este período mais digital e afastado fisicamente de suas equipes? Como seus resultados foram afetados por tantas mudanças em um período tão curto? Como você está lidando com toda essa pressão e novos desafios?
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