5 aplicativos para ajudar na gestão do seu negócio Ir para o conteúdo principal

A digitalização chegou com força total e o mercado está exigindo dos empreendedores e empresas que estejam cada vez mais conectados e atualizados. Para apoiar você nesta transformação, o Instituto Mudita escolheu alguns aplicativos muito úteis, que já fazem parte do dia a dia do instituto e também já são utilizados por alguns de nossos clientes.

O interessante destes aplicativos é que eles têm produtos para atender desde o empreendedor que trabalha em casa até empreendedores que gerenciam pequenas, médias e grandes empresas a custos bastante acessíveis.

Trazer a transformação digital para o seu negócio pode facilitar muito o seu dia-a-dia, demandando menos tempo com atividades operacionais e de controle, trazendo informações suficientes para gerar uma visão mais sistêmica da empresa e disponibilizando dados em tempo real e mais precisos para apoiar as decisões estratégicas. Todos estes pontos permitem que o empreendedor direcione o seu tempo mais para pensar no futuro do negócio e na sua sustentabilidade no longo prazo.

Leia mais: Empreendedor, você consegue dedicar parte do seu tempo para pensar no futuro do seu negócio?

Além disso, todos estes aplicativos podem ser acessados e atualizados de um aparelho de celular, o que permite ao empreendedor e sua equipe maior mobilidade para viagens, reuniões e eventos.

Portanto mesmo à distância as informações podem ser atualizadas constantemente, mantendo o empreendedor e as lideranças informados dos acontecimentos auxiliando na gestão do negócio.

Então vamos conhecer alguns aplicativos que podem ajudar muito na gestão do seu negócio:

Gestão de negócios e clientes (Sugestão de aplicativo: Agendor)

 

O Agendor é um sistema de CRM ou gerenciador de clientes e vendas. Através deste aplicativo você consegue cadastrar leads e clientes com informações detalhadas, gerenciar propostas, manter um controle sobre os atendimentos realizados, histórico de e-mails trocados, funil de vendas, e outras diversas atividades extremamente relevantes para a gestão comercial do seu negócio.

Além de todas as funcionalidades para apoiar o comercial da sua empresa, um dos pontos mais importantes deste aplicativo é gerar relatórios relevantes com dados suficientes para que você possa tomar decisões estratégicas em relação o seu negócio de forma rápida. Afinal, todos os dados estão lá disponíveis para você acessar a todo o momento.

O Agendor oferece 14 dias gratuitos para você experimentar e verificar se ele atende de forma eficiente às necessidades da sua empresa. Após este período existe um valor a ser pago mensalmente que é bastante acessível.

Gestão de Projetos e Processos (Sugestão de aplicativo:  Trello)

Com uma interface bastante interativa, o Trello ajuda no gerenciamento de projetos e tarefas. A sua estrutura de cartões, listas e quadros ajudam a definir melhor o que o seu time fará e as responsabilidades específicas de cada um, além de montar um planejamento mais completo que pode incluir imagens, checklists e uma série de outros recursos disponíveis.

Quando todo o time está utilizando a plataforma fica mais fácil à comunicação entre cada um. Nos cartões é possível fazer comentários e marcar outros usuários do quadro para que tenha acesso à informação que foi acrescentada ou modificada, desta forma tudo acontece em tempo real tornando o trabalho mais ágil, garantindo o registro e facilitando a localização da informação conforme necessidade.

Aplicativos como este podem inclusive diminuir os conflitos entre os colaboradores, já que trazem clareza e transparência sobre os processos e responsabilidades de cada um.

Você pode escolher entre a conta gratuita, com limitações de uso, recursos, adaptações e número de quadros criados, ou os planos pagos com um maior número de opções de uso.

Gestão Financeira (Sugestão de aplicativos: Conta Azul e Quickbooks)

 

Manter controle sobre toda a parte financeira da empresa normalmente tira o sono dos empreendedores, mas com os aplicativos financeiros isso fica bem mais simples.  É possível  controlar o fluxo de caixa, vendas, orçamentos, emitir nota fiscal, gerar boleto de pagamento, controle de estoque, gerar todo tipo de relatório sobre o financeiro da sua empresa e ainda incluir o seu contador na sua conta para que ele tenha acesso a tudo isso e diminua o vai e vem de guias e comprovantes.

Na minha percepção como empreendedora, os pontos que tornam o aplicativo financeiro extremamente eficiente são vários, mas gosto de ressaltar alguns deles, por exemplo, poder acessar a qualquer hora todas as informações importantes do negócio sem a necessidade de solicitar nenhuma informação adicional para outras pessoas.

É comum que o momento mais tranquilo para analisar os dados financeiros da empresa seja aquele com menor chance de sermos interrompidos, quando todos já foram embora ou quando ainda ninguém chegou, o que torna mais difícil solicitar informações adicionais para os gestores, por isso os aplicativos geram maior flexibilidade.

Além disso, as informações estão lá de forma simples e fácil de serem entendidas, têm vários formatos de relatórios tornando possível escolher qual deles realmente traz a informação da forma que melhor atende a sua necessidade.

A Conta Azul e o Quickbooks possuem um período inicial grátis e depois diversos planos que atendem diferentes tamanhos e tipos de empresas.

Gestão de gastos (Sugestão de Aplicativo: Expensify)

Sabe quando você vai ao restaurante, almoça com o cliente e precisa que a empresa reembolse? Ou quando um colaborador seu faz uma compra para a empresa e precisa notificar?

O Expensify ajuda a rastrear todas as compras e gastos realizados para a empresa conseguindo subir notas fiscais e comprovantes com facilidade na plataforma, apenas tirando uma foto. O aplicativo inclusive avisa a empresa do valor a ser reembolsado!

Para empreendedores e colaboradores que viajam muito ou passam muito tempo em trânsito, esse aplicativo torna-se muito útil para controlar o que foi gasto em nome da empresa e já incluir no sistema financeiro.

O aplicativo é completamente grátis!

Gestão de Documentos (Sugestão de Aplicativo: Drive)

Ter um sistema de nuvem para a sua empresa é essencial! Com este aplicativo você consegue gerenciar pastas, definir acessos, compartilhar com facilidade arquivos e documentos e até editar arquivos em grupo.

O aplicativo também oferecem acesso a todos os documentos da sua empresa onde você estiver, seja no celular, tablet, notebook ou desktop. Hoje já é possível baixar o software da nuvem direto para o seu computador e acessar e subir arquivos com ainda mais facilidade.

Um ponto extremamente relevante do sistema de armazenamento na nuvem é o back up em tempo real, o que evita perda de documentos e arquivos importantes e a diminuição de problemas no dia a dia gerados por servidores.

O Drive Business vem junto com o pacote G Suite do Google, que além do Drive tem vários outros aplicativos do Google que valem muito a pena serem usados, como o Gmail, Agenda, App Maker, etc. São três planos com diferentes valores que variam conforme a capacidade de armazenamento de arquivos.


ATENÇÃO!

Acredito ser importante reforçar alguns pontos para que a utilização dos aplicativos seja eficiente dentro do seu negócio:

Primeiro ponto

O aplicativo será extremamente eficiente se as informações abastecidas em seu banco de dados forem relevantes, por isso é fundamental envolver as lideranças e colaboradores no processo de transformação tecnológica do negócio. A empresa como um todo precisa perceber e entender os benefícios desta mudança para comprar a ideia e permitir que ela aconteça na prática.

Imagine que um aplicativo é como um cérebro quando colocamos diversas informações na nossa mente sem conexões, faltando partes, desatualizadas, não conseguimos tomar as decisões necessárias. Da mesma forma acontece com um sistema de tecnologia ele somente passa a ser uma ferramenta útil para apoiar a empresa se as pessoas que estão abastecendo este sistema fizerem da forma correta.

Segundo ponto:

Os aplicativos são ferramentas de gestão para melhorar a dinâmica dos negócios, a utilização deles sem a estruturação de processos pode gerar um efeito contrário, isso porque se disponibiliza um sistema avançado de informações, sem o preparo necessário no ambiente de trabalho para as pessoas poderem saber o momento certo de utilizar cada aplicativo dentro da jornada de serviço.

Quando atuamos dentro das organizações estruturando processos e trazendo a visão estratégica para o negócio sempre temos o cuidado de reforçar que os aplicativos não são a solução dos problemas, eles são ferramentas que possibilitam maior eficiência para a estruturação dos processos, um item dentro de outras diversas mudanças importantes que precisam acontecer para que a empresa realmente sinta os resultados.

Terceiro ponto:

Para que qualquer mudança seja realizada de forma efetiva dentro das organizações precisamos sempre começar pelas pessoas, são elas que geram as mudanças, sem elas não existe transformação.

E neste ponto aproveito para reforçar que a maior mudança dentro da empresa sempre deve começar pelo empreendedor, ele é o maior líder do negócio, ele precisa abraçar a causa e estar totalmente empenhado em fazer a mudança digital acontecer.

Ele precisa acreditar que realmente olhar para processos, visão estratégica e transformações digitais permitirá que o seu negócio continue crescendo e se desenvolvendo, ele precisa levantar a bandeira da mudança e carregar ela durante toda a jornada.


Empreendedor, não importa o tamanho do seu negócio, é importante se manter atualizado e usar ferramentas que facilitem e agilizem o seu trabalho!

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