O mundo torna-se cada dia mais digital. Com tanta oferta de serviços e produtos online, a facilidade no atendimento e a busca simplificada por recomendações e experiências de outros, é fácil entender por que os consumidores recorrem cada dia mais a internet.
Temos a tendência de perceber a digitalização da sociedade como algo importante, mas não percebemos como isso afeta as empresas e a exigência de entregas mais rápidas e com maior qualidade, todos os possíveis consumidores possuem ao seu alcance através de um clique no celular todas as informações necessárias para comparar, avaliar e escolher a empresa que melhor atende suas “dores”.
A facilidade que o consumidor passou a ter com a digitalização e a internet não pode se limitar somente a sua experiência de compra, para atender esta nova realidade é preciso que aconteça a digitalização interna das organizações. Somente desta forma será possível alcançar este alto nível de exigência.
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O que é necessário para tornar-se uma empresa digital?
Ser digital não significa apenas estar na internet
Muitas atividades realizadas nas empresas de pequeno e médio porte já se mostram extremamente obsoletas, isso envolve processos, organização das tarefas, comunicação entre departamentos e muitos outros pontos, e todos eles podem e devem ser repensados para serem mais digital e ágil.
Existe uma grande diferença entre ser digital, ou seja, ter na sua essência um pensamento mais ágil e conectado, e apenas aplicar processos que usem a internet. Muitas empresas ainda utilizam como meio de comunicação interna o e-mail, por exemplo, que apesar de muito útil em muitos sentidos, em outros serve apenas para desacelerar as conversas e confundir em relação à prioridade do assunto.
Empresas mais digitais abordam a comunicação interna de uma maneira mais ágil e descontraída, como serviços de mensagens. E apesar do WhatsApp ser uma ótima ferramenta, existem outras mais “profissionais”, muitas já atreladas à outros serviços digitais de organização de tarefas e processos.
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A organização interna é outra questão muito abordada quando falamos de digitalização da empresa. Enquanto organizações mais antiquadas deixam os departamentos mais afastados um do outro, traz para as lideranças a preocupação constante de saber quais tarefas estão sendo cumpridas ou não (micro gerenciamento) e os colaboradores são mais dependentes, necessitando acessar o líder a todo momento, as empresas digitalizadas possuem um sistema que consiga deixar mais visual a comunicação, com acesso simplificado das tarefas que estão sendo delegadas, deixando lideranças e colaboradores a par de projetos e indicando com mais facilidade quais as prioridades, permitindo uma maior colaboração entre departamentos, maior dedicação das lideranças para a área estratégica e colaboradores com maior autonomia para desenvolverem as suas atividades.
Portanto, ter uma empresa verdadeiramente digital não significa apenas resolver processos com ferramentas online, mas entender como os meios digitais podem integrar e agilizar a sua empresa criando uma cultura de inovação.
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Digitalização e inovação caminhando juntos
Para que exista uma verdadeira cultura de inovação dentro da empresa, é necessário que aconteça a digitalização dos processos de maneira que integre e aproxime os colaboradores, lideranças e departamentos, criando uma unidade dentro da organização.
Como um todo, são muitos os benefícios da digitalização do negócio, seguem alguns dos principais:
• Comunicação facilitada e mais integrada. A facilidade da comunicação entre todos na empresa agiliza tomadas de decisão e abre novos caminhos para sugestões de melhorias.
• Percepção rápida de falhas de processos. Com a geração simplificada de relatórios com dados diversos sobre o andamento da empresa, o que agiliza a geração e aplicação de melhorias.
• Geração de mais oportunidades de negócios com a inclusão da empresa em meios digitais, melhorando a prospecção e a comunicação com os possíveis clientes.
• Aumento da satisfação de clientes já existentes com a unificação da linguagem da empresa e facilitação da comunicação com o atendimento da empresa.
• Maior rapidez para solução de problemas. A facilidade de diálogo entre o atendimento e os colaboradores encarregados da entrega, criando uma maior compreensão do surgimento do problema e como solucioná-lo.
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Ferramentas que podem ajudar no processo de digitalização
Ferramentas de organização e integração de projetos como Asana, Trello, Monday, e muitos outros, fornecem métodos diversos de gerenciamento de projetos e tarefas. A escolha da melhor ferramenta deve vir baseada em uma extensa análise comportamental dos seus colaboradores e lideranças, para entender como será a aplicação e a aceitação das ferramentas.
Neste momento é importante considerar que a integração de uma nova ferramenta à sua equipe não precisa ser algo definitivo, mas um teste para que se compreenda como todos irão se adaptar e como este novo investimento está sendo positivo para o seu negócio.
Muitas ferramentas trazem a opção de automação que podem facilitar e agilizar a organização das tarefas da sua equipe, para isso é importante criar “regras” para que a ferramenta retire preocupações rotineiras dos seus colaboradores e lideranças como a criação das tarefas na plataforma, lembretes e entregas, reuniões, atendimentos, etc.
A ferramenta escolhida também pode ter diversas outras funções agregadas, como controle financeiro e facilidade para entrega de boletos, pedidos de pagamento, lembretes de parcelas, prestação de contas, etc. Ou uma área de CRM, onde é possível agregar o atendimento e prospecção da empresa, deixar relatado todos os contatos realizados, contratos, solicitações, juntando tudo em uma grande base de dados de possíveis e atuais clientes.
Outra necessidade é a comunicação interna. Na grande maioria das ferramentas, é possível que a equipe se comunique dentro das tarefas. Em algumas é possível utilizar áreas de comunicação similares aos aplicativos de mensagem que já conhecemos.
Mas não é necessário encontrar apenas uma ferramenta que possua tudo isso.
A maioria das ferramentas são integráveis, ou seja, você pode possuir mais de uma ferramenta que entregue funções e resultados diferentes e fazer com que conversem entre si, fornecendo dados uma para a outra para que seja ainda mais fácil encontrar soluções.
E se não for possível integrar diretamente uma plataforma com a outra, você pode usar o Zapier. Ele funciona como um intermediário entre ferramentas, forçando a integração.
É importante ressaltar que qualquer processo de mudanças e transformações dentro da organização, desde as mais simples as mais complexas, é fundamental cuidar também da “transição interna” do indivíduo.
As pessoas que serão responsáveis por abastecer as ferramentas com informações e executar as tarefas demandadas e organizadas pelo sistemas, por isso de nada adianta a aquisição e implantação de sistemas digitais se as pessoas não estiverem abertas para receber a mudança acreditando que ela será responsável por aumentar os resultados positivos para a empresa e também para a sua vida.
Durante o processo de digitalização, a mesma dedicação que os gestores devem ter para entender e implantar as novas formas de trabalho, eles devem ter para ouvir os colaboradores e perceber como estão lidando com todas estas informações e se adaptando as mudanças.
É neste momento que faz toda a diferença a clareza de Propósito e uma Cultura fortalecida e alinhada com todos, estes elementos permitem que os colaboradores estejam mais abertos a se dediquem as mudanças, pois compreendem onde a empresa quer chegar, qual a sua parcela de responsabilidade para alcançar esta visão e o quanto uma ferramenta digital pode acelerar a jornada até lá.
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Empreendedor, quão digital é a sua empresa? Como você está aproveitando os benefícios da atualidade para que o seu negócio entregue serviços ainda melhores, com mais agilidade e fluidez? O quanto os seus colaboradores estão abertos para as mudanças?
Nós te convidamos a entrar em contato conosco através do nosso WhatsApp, para descobrir como podemos apoiar você e a sua empresa nesta jornada.
