Pode parecer que a procrastinação é um problema individual, não estando relacionada ao ambiente de trabalho. No entanto, ela pode sim ser um reflexo do ambiente vivido dentro de uma organização, tornando-se uma das maiores inimigas para o alcance de metas e o desenvolvimento de um negócio como um todo.
De acordo com a revista estadunidense Psychology Today, 20% da população mundial possui o hábito de procrastinar, ou seja, evita tarefas difíceis e se distrai facilmente. Em um ambiente corporativo, segundo a revista, esse comportamento afeta diretamente a qualidade do trabalho do profissional. Assim como, impacta negativamente a saúde do colaborador que pode desenvolver insônia, ter um enfraquecimento do seu sistema imunológico ou sofrer com distúrbios gastrointestinais.
Segundo a pesquisa realizada pelo autor de Pense Direito (em inglês Think Straight: Change Your Thoughts, Change Your Life), Darius Foroux, que avaliou 2.219 pessoas presentes em sua newsletter, cerca de 88% das que trabalham como colaboradoras possuem o hábito de procrastinar entre uma e quatro horas por dia no ambiente corporativo.
Além disso, Metin, Peeters e Taris (2018) no artigo Associação entre procrastinação e desempenho no trabalho (em inglês Correlates of procrastination and performance at work: The role of having “good fit”), afirmam que profissionais que possuem o comportamento de adiar tarefas gastam uma quantidade significativa de suas horas no trabalho em atividades que não estão relacionadas ao trabalho em si. Isso resulta em trabalhar uma quantidade de horas maior, para compensar o tempo perdido, o que diminui a concentração e aumenta a exaustão; ou ainda, tem como resultado o ato de apressar a execução de suas tarefas, acarretando em um maior número de erros. Dessa forma, ao engajar em comportamentos procrastinadores, os profissionais acabam diminuindo a sua performance, tendo um desempenho abaixo do que se espera no trabalho.
Para uma organização, isso pode gerar um custo maior em manter um colaborador, já que ao trabalhar por mais tempo, horas extras são contabilizadas e pagas ao profissional. Além do custo, também existe a maior probabilidade de erros, o que impacta diretamente nos processos e na entrega de resultados por parte da empresa.
O que causa a Cultura da Procrastinação dentro de uma organização?
Dentro de uma empresa, a procrastinação está quase sempre relacionada ao baixo engajamento dos colaboradores, reflexo do desalinhamento de valores e sentimento de não pertencimento.
Fatores como: burocracia, cultura organizacional paternalista (em que a tomada de decisões é concentrada nas mãos de um único líder) e baixa autonomia dos colaboradores também podem contribuir para o fortalecimento de uma Cultura da Procrastinação.
No caso de uma cultura organizacional paternalista, os colaboradores se sentem em uma zona de conforto, em que a tomada de decisão nunca está em suas mãos. Portanto, adiar tarefas e diminuir a performance é normalizado.
Além disso, a cultura paternalista está diretamente relacionada a um sentimento de não pertencimento. Com pouco poder de influência e autonomia, os colaboradores não se sentem parte do negócio. Dessa forma, o baixo engajamento e o “deixa para depois” são normalizados.
Um comportamento procrastinador também pode estar relacionado à cultura do medo dentro de uma organização, em que o profissional não se sente seguro em expor suas ideias e pensamentos, ou, até mesmo, não sabe como agir diante de tantas pressões e cobranças.
A cultura do medo, portanto, impacta diretamente na performance e no engajamento do profissional, levando-o à procrastinação e inibindo o desenvolvimento da empresa.
Outros fatores que podem levar a Cultura da Procrastinação são:
Salários abaixo da média;
Falta de plano de carreira e perspectivas;
Pressão psicológica;
Excesso de responsabilidades;
Falta de ações engajadoras por parte da empresa;
Falta de orientação adequada por parte das lideranças.
Como transformar a Cultura da Procrastinação em uma Cultura Organizacional fortalecida?
Para transformar a Cultura da Procrastinação é importante avaliar e entender se esse hábito faz parte da cultura organizacional da empresa, em que os fatores acima mencionados são perpetuados, ou se é algo particular de um ou alguns colaboradores.
Alguns profissionais podem ter motivos pessoais que os levem a procrastinar, por exemplo:
Insegurança nas próprias habilidades profissionais;
Autossabotagem;
Ansiedade e medo relacionados ao fracasso;
Baixa autoestima;
Má gestão do tempo;
Falta de concentração;
Falta de organização;
Perfeccionismo;
Problemas pessoais e/ou psicológicos.
Por isso, um ambiente de trabalho saudável, perpetuado por uma cultura organizacional fortalecida, é aberto ao diálogo e vai de encontro às necessidades de cada profissional.
Daí a importância de um canal de comunicação aberto entre líderes e colaboradores, para que haja um desenvolvimento contínuo e constante de cada indivíduo e que esteja alinhado com as metas profissionais de cada um e da própria organização. Dessa forma, também é possível entender como o colaborador se sente e perceber se ele possui uma propensão maior à procrastinação.
A Consultoria para Fortalecer as Lideranças e suas Relações do Instituto Mudita é um importante meio para fortalecer a comunicação entre líderes e colaboradores, proporcionando ferramentas para que os profissionais de uma organização possam desenvolver o autoconhecimento, fortalecer suas habilidades e trabalhar aspectos que estão impactando negativamente a sua performance, como é o caso da procrastinação.
Quando esse comportamento é reflexo de problemas pessoais ou quadros de exaustão mental e estresse, é importante oferecer suporte profissional ao colaborador para ajudá-lo nesse momento de sua vida.
Caso a Cultura da Procrastinação seja perpetuada dentro da empresa como um todo – e não apenas um hábito isolado de alguns colaboradores – é importante levar em consideração alguns pontos chaves para que a transformação para uma cultura organizacional com valores sólidos ocorra.
Lideranças fortalecidas
Uma liderança fortalecida é um dos principais aspectos de uma cultura organizacional transparente e engajadora. Nela, os líderes incentivam as equipes a agirem como protagonistas, fortalecendo o sentimento de pertencimento por parte dos colaboradores.
Daí a importância de realizar treinamentos e oferecer suporte aos líderes, para que eles tenham um tratamento humanizado perante a equipe e vejam os colaboradores como parte integrante da empresa e não como competidores.
Além disso, é fundamental avaliar o perfil das lideranças da organização e perceber se são lideranças centralizadoras. Como vimos acima, uma cultura paternalista pode levar à procrastinação dos colaboradores, inibindo o crescimento da empresa.
Líderes conscientes do seu propósito dentro de uma organização levarão às equipes a também terem consciência do seu propósito e a trabalharem em prol do alcance de metas.
Integração entre equipes e engajamento
A troca de mindset, ou seja, a troca de ideias e experiências, entre equipes também é fundamental para que haja colaboração e os profissionais cresçam exponencialmente juntos com a empresa, desenvolvendo habilidades que irão beneficiar o crescimento do negócio.
Novamente, cabe ao líder dar o tom de trabalho da sua equipe, comportando-se e incentivando atitudes saudáveis por parte dos profissionais que estão sob seu gerenciamento.
Proporcionar autonomia, tomada de decisões próprias e a colaboração entre os profissionais da empresa irá reforçar o poder pessoal de cada um, aumentando o sentimento de pertencimento.
Além disso, ao integrar as equipes, cada profissional deve ter metas claras e estabelecidas, bem como a distribuição das responsabilidades deve ser realizada de maneira equitativa. Sabendo de sua importância em determinada tarefa e/ou projeto coletivo, o colaborador estará menos propenso a evitar tarefas difíceis ou adiar grandes projetos.
Gerenciamento do tempo
Ao ter metas claras e saber do seu papel e importância dentro de uma equipe, o próximo passo é direcionar o colaborador ao gerenciamento de seu tempo.
Técnicas como o método Pomodoro podem ser implementadas, incentivando o profissional a melhor gerenciar o seu tempo. O método Pomodoro foi desenvolvido pelo italiano Francesco Cirillo no fim dos anos 80, que buscava aumentar a sua produtividade durante a sua graduação.
O Pomodoro consiste em manter-se completamente focado durante 25 minutos, realizando uma breve pausa de 5 minutos a cada ¼ de hora. Durante a pausa, é importante fazer algo que não esteja relacionado ao trabalho em si, como tomar um café, ir ao banheiro, fazer uma rápida ligação, entre outras atividades. Os resultados foram tão satisfatórios para Cirillo, que ele divulgou seu estudo em 1992.
A técnica mostra que, ao dividir as tarefas em blocos de concentração intensa, aumenta-se o foco, bem como a agilidade do cérebro. Ou seja, a gestão do tempo é melhorada ao mesmo tempo que a performance aumenta.
Além disso, priorizar projetos mais urgentes e/ou dividir as tarefas em partes, utilizando o método Pomodoro, podem ajudar o colaborador a lidar melhor com o tempo.
É importante também que as lideranças deixem de lado cobranças extremas e absurdas, hábitos que podem aumentar as chances de um colaborador procrastinar, já que ele fica mais ansioso e estressado. Construir um cronograma de cada projeto com toda a equipe pode ajudar não só no gerenciamento do tempo como um todo, mas também de cada profissional.
E se você quer realizar essas mudanças na Cultura Organizacional da sua empresa, a Consultoria para Fortalecer a Cultura Organizacional do Instituto Mudita pode te ajudar. Nós auxiliamos a sua empresa a mudar da cultura da procrastinação para uma cultura de produtividade e conexão com propósito, proporcionando aos seus profissionais um ambiente saudável que permite um maior engajamento e a colaboração entre todos os agentes do negócio para o alcance de resultados.
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